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 Charte de fonctionnement de l'association

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Mephysto
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MessageSujet: Charte de fonctionnement de l'association   Ven 1 Avr 2011 - 7:09

Conformément à l'AG du 5/02/2011, les MJs ont établi les règles suivantes :

I Fonctionnement des activités de l'association
1,1) Participation
=> Tous les membres inscrits sur le forum de l'association peuvent participer aux activités proposées au sein de la communauté. (ex : JDR, J&Ds, dessins, …). Les « joueurs » peuvent donc participer à autant d'activités qu'ils le souhaitent et un mois après leur inscription sur le forum, il leur sera proposé le formulaire d'adhésion à l'association pour continuer de jouer librement.
Attention, le refus du formulaire d'adhésion exclut le « joueur » et ne lui permet donc plus d'avoir accès aux activités proposées par l'association.

=> Les activités de l'association s'organisent dans les locaux d'adhérents et parfois avec leur propre matériel. Nous insistons sur le fait que les adhérents et joueurs doivent respecter le matériel et le lieu dans lequel se trouve la séance.
Pour les litiges se référer à la partie concernée (voir infra suivant)


1,2) Déroulement des tables
=> les Maîtres des jeux (JDR, J&Ds, …) ont accès à la partie MJ, sont chargés d'annoncer leur séance dans la partie appropriée. Les Mjs doivent le faire dans un délai d'une semaine (délai minimum) avant la réalisation de l'activité. Cela concerne l'ensemble des activités.

=> les Maîtres de jeu administre librement leur activité et en définit les règles à sa création. Ces règles peuvent être : l'arrêt des portables pendant la séance, l'apport de victuailles, la définition d'un quota de joueurs éventuel, sanction du désistement des joueurs ou autres règles que le MJ jugera nécessaire.
Le Modérateur Activité veillera à ce que ces règles soient accessibles, justifiées et non excessives.

=> Si le MJ administre librement sa table, le Modo activité veillera au bon roulement des tables et contactera le MJ si sa table est inactive pendant deux mois. Ensemble, MJ et Modo trouveront une solution adéquat au problème rencontré. Deux éléments seront pris en compte : la motivation des joueurs et, la nécessité de faire fonctionner les activités de l'association.

II Règles de prêt du matériel associatif et de prêt particuliers.

Pour l'organisation des activités associatives, du matériel peut être emprunté à l'association ou à un particulier (membre de l'association). Le prêt individuel hors contexte associatif n'est pas géré par nos soins.

2,1) Stockage et prêts.
=> demande de prêt
- Tout membre de l'association peut emprunter du matériel à l'association ou matériel mise à disposition.
- Le stockage du matériel de l'association se fera chez le Président. Mais la gestion de ce matériel se fera auprès du Modo' Activité. C'est auprès de ce dernier que toutes demandes de prêt doivent être faîtes (cela concerne toujours le matériel de l'association). Chaque année, le Président entrant en fonction et le Modo' Activité feront un listing du matériel et établiront un bilan de l'état du matériel associatif.
Pour le matériel mise à disposition de l'association, le prêteur reste toujours propriétaire de ses biens. C'est vers lui que s'effectueront en priorité les demandes qui le concernent. En toute hypothèse, le Modo' Activité peut néanmoins servir de relais si on ne connait pas la personne correspondante par exemple. Lorsqu'un bien est mis à disposition de l'association, un bilan sera effectué sur son état entre le propriétaire et le Modo' Activité ; un exemplaire signé sera remis au Modo' et au propriétaire.

=> le prêt
Le prêt de matériel, quelque soit son origine (de l'association ou d'un particulier), doit être accompagné d'un projet ferme et réel. (ex : One shot, Table, activité spontanée, partie J&Ds,...). En d'autres termes, le bien prêté le sera pour la préparation de l'évènement et le temps de son accomplissement. Par exemple, si une chronique dure plusieurs mois, l'emprunt se fera sur autant de temps.
En d'autres termes, si le matériel (associatif ou non) ne sert pas, le Modo' Activité ou son propriétaire pourront exiger à tout moment la restitution du bien concerné. Si le matériel sert et que le propriétaire souhaite malgré tout la restitution de son bien, le prêteur pourra récupérer son bien si le MJ est d'accord. En cas de litige, le modo activité tranchera.
Dans tous les cas, il est peu probable que l'on refuse de remettre le bien.
Par contre, s'il y a litige, on ne fera sans doute plus appel à une personne sur lequel on ne peut pas compter. En effet, prêter son bien à une association, fut-ce même à titre gratuit, induit quelques engagements. La mise à disposition du bien doit donc être sûre et la demande de restitution en cours d'activité justifiée.

L'activité achevée, le(s) bien(s) doit être rendu. Un délai supplémentaire peut être négocié avec le Modo' Activité ou le propriétaire suivant sa provenance. En dehors de ce cas, le délai maximal pour rendre le bien est de 10Jours (comptés à partir de la fin de l'activité).
Le bien de l'association est rendu au Modo' Activité ou Président qui établissent avec l'emprunteur le bilan de l'état du matériel prêté. Ce bilan est ensuite comparé avec le bilan effectué au moment de l'emprunt.
Le bien issu d'une mise à disposition est rendu -par ordre d'importance- au propriétaire du jeu, au Modo Activité puisqu'il gère la possession du matériel. Est ensuite effectué un bilan de l'état du matériel emprunté et, est comparé avec le bilan initialement effectué. Un exemplaire sera remis au prêteur, à l'emprunteur et au Modo' Activité.

Rappel: la personne, qui organise une activité au sein de l'association, devient de droit Maître des Jeux.

2,2) Litiges
Après comparaison des différentes bilans (avant et après emprunts), on observe des dégâts. L' Association Hope's Requiem peut sanctionner celui qui a emprunté le livre/matériel selon une échelle graduée :

Dégâts superficiels : simple avertissement émis par le Modo' Activité.
Dégâts anormaux (pages cornées, tâches de graisse, tâche d'encre...) : Le livre/ matériel perd de la valeur mais est encore utilisable. L'emprunteur peut se voir retirer toute confiance dans l'emprunt de matériel, radié des Maîtres de Jeu. Ce cas peut concerner aussi les dégâts superficiels commis de façon récurrente.
Dégâts importants (pages arrachées, couverture largement endommagée, matériel cassé,...) : l'emprunteur rembourse le bien ou en achète un nouveau, est radié des Maîtres de jeu jusqu'à nouvel ordre. Et en cas de dommages volontaires, on étudiera une éventuelle radiation des membres de l'association APRES remboursement. L'Association se réserve le droit d'engager d'éventuelles poursuites contre la personne qui se refuserait à rembourser le bien.
Si le matériel n'existe plus ou n 'est plus édité, le MJ et le Modo activité (ou propriétaire) devront trouver un terrain d'entente. (nouveau jeu, matériel de compensation,...)
Rappel: Même s'il s'agit d'un membre de l'association ou joueur qui abîme le matériel mais pas le MJ (le prêteur on le rappelle), le Maître des Jeux engage tout de même sa responsabilité. C'est lui qui organise sa table comme il l'entend et en est donc responsable. Rien n'empêche par la suite ce Maître des Jeux de se retourner ensuite envers la personne concernée.
Exception néanmoins, si le membre (autre que le MJ) endommage délibérément le matériel ou endommage le matériel de façon récurrente, le Bureau peut prendre la décision de ne plus prêter à ce membre. Le prêteur pourra, dans ce cas particulier, directement se retourner contre le membre concerné (dommage volontaire ou dommage en répétition).

Les sanctions sont prises dans une réunion composé du Maître de jeu (ou membre concerné voir infra rappel), du Modo Activité et, du Bureau.

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